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Knowledge-management

L’importance du « knowledge management » pour le manager et pour l’entreprise.

Le « knowledge management », vous connaissez ? Il s’agit d’utiliser de façon pertinente le partage des connaissances au sein de l’équipe et de constituer une véritable « base de données » des savoirs.
Pour certains managers, un moyen existe déjà dans les entreprises qui gèrent la communication interne : l’intranet. Pour les autres, c’est une solution peu coûteuse qu’il ne faut surtout pas écarter.

Bien sûr, un intranet n’est qu’un outil : le rendre efficace est d’abord la volonté des dirigeants et des managers. Ces derniers sont aux avant-postes : ils doivent bien sûr relayer les demandes de leurs supérieurs. Mais surtout, c’est à eux que revient la tâche de transformer ce medium en outil pertinent de gestion des connaissances au quotidien afin que chaque collaborateur s’en empare.

Les bases du knowledge management

Cette stratégie de mise en place d’un intranet utile repose sur deux piliers :

  • il s’agit d’identifier, collecter et organiser les connaissances de la sphère de travail de l’équipe.
  • il faut accéder à l’information, la partager, et l’enrichir.

Ces deux étapes ne sont pas successives mais se déroulent dans un même temps, l’outil étant accessible (en lecture et en écriture) à tous les publics concernés.
Les publics concernés ? Notons en effet que le premier pilier peut sous-entendre de cibler qui a accès à quoi afin de ne mettre à disposition qu’une information pertinente à chacun. Une autre option est de constituer une seule base de connaissances accessible à tous (à l’image de l’internet).

La souplesse de l’intranet peut assez aisément le transformer en extranet pour l’ouvrir aux partenaires et/ou aux clients. On obtient alors un outil collaboratif qui dépasse le seul cadre de l’équipe pour enrichir cette base de connaissances et améliorer la collecte d’informations. De plus, cette option renforce le lien entre les clients et l’entreprise pour un coût minime.

La collecte des savoirs

Identifier, collecter et organiser les connaissances est une étape qui doit s’effectuer de façon simple dans la journée de travail des collaborateurs. L’intranet doit donc être ergonomique et facile d’utilisation aussi pour les contributeurs.

Il revient au manager de cultiver l’idée de partage, écartant les réflexes de rétention d’information. Cela est facilité si l’intelligence collective est à l’oeuvre au sein de l’équipe, et si l’implication règne.

On accède alors à la constitution d’un véritable fonds de connaissances exceptionnel pour l’entreprise, compilant des données issues des expériences et des savoirs acquis par les collaborateurs au fil des années. C’est l’oeuvre du capital humain de l’entreprise.

L’accès à l’information

Permettre l’accès à l’information n’est pas seulement ouvrir une porte vers un disque dur. Cette mise à disposition des connaissances est bien sûr très utile. Mais elle doit s’enrichir des outils proposés par l’intranet.
Les newsletters peuvent être adressées à un public cible.
Les collaborateurs eux-mêmes peuvent renseigner leurs centres d’intérêt et être alertés dès qu’une information pertinente est publiée.
D’autres vecteurs de diffusion de l’information peuvent être envisagés : la souplesse de l’intranet laisse libre cours à l’imagination !

L’intérêt du kwonledge management pour les collaborateurs et pour l’entreprise

L’intérêt du knowledge management apparaît clairement : il permet de mutualiser les connaissances et l’information pour le travail au quotidien des collaborateurs et l’accomplissement de leurs objectifs.
De plus, il autorise un accès rapide à ces savoirs, dégageant un gain de temps utile pour chacun.
Cette vitesse de réaction est par ailleurs déterminante lorsqu’il s’agit de faire face à un problème ou à une crise, améliorant la rapidité et la qualité de l’action à mener.
Plus encore, cet outil apporte une base à la formation continue des collaborateurs si la transmission des données est bien pensée.

En conclusion et pour aller plus loin

Cette « montée en connaissances » (et donc en compétences) des collaborateurs grâce à un intranet efficace, associée à un sentiment (réel) de participation à un projet commun va augmenter l’implication et la motivation de l’équipe. C’est l’intelligence collective qui en ressort grandie.

L’outil ainsi enrichi permet de capitaliser et « patrimonialiser » l’information qui reste accessible après le départ des collaborateurs qui y contribuent. C’est la permanence de la valeur ajoutée de l’entreprise qui est ainsi assurée.

 

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