Manager la prise de poste en temps de Coronavirus

Vous managez une équipe qui « fonctionne » bien, mais vous attendiez depuis longtemps ce nouveau collaborateur qui rejoint enfin vos troupes. Son arrivée vous a réjoui dès début mars : la perle rare est issue d’un autre service ou d’une autre entreprise, elle va renforcer l’efficacité du groupe et soulager chacun.

Certes, mais voilà que le Coronavirus a fait une entrée fracassante dans le quotidien des européens et a bouleversé vos plans. Toute l’équipe – vous y compris – est en télétravail, et l’arrivant ne coupera pas à la règle. Il va « rejoindre » votre équipe « à distance ».

C’est une situation inédite pour nombre de managers, dont vous faites partie.

Comment organiser et gérer au mieux l’arrivée du nouveau collaborateur ?

Des pratiques habituelles deviennent impossibles à mettre en oeuvre

Car ce que vous avez l’habitude de faire en de telles circonstances, dans un cadre « habituel », semble désormais impossible. Présenter physiquement le nouvel arrivant à l’équipe, le laisser faire connaissance avec ses membres, lui expliquer le fonctionnement de la structure, le coacher pendant quelques temps pour répondre à ses interrogations, lui donner des pistes sur qui peut répondre à quoi, faciliter son intégration à l’équipe… ou expliciter le fonctionnement de la machine à café, sont autant d’étapes qui paraissent inatteignables.

Oui mais, n’oubliez pas que s’il a été recruté, c’est qu’il a convaincu les RH qu’il était le meilleur pour ce poste. Il s’est donc en amont renseigné sur le fonctionnement de l’équipe, sur ce que seront ses objectifs,… : il n’arrive pas totalement en terrain inconnu.

De plus, de nombreux outils et pratiques peuvent pallier ces écueils.

Skype ou Zoom sont vos amis !

Faute de rencontre réelle, les rencontres virtuelles sont un passage nécessaire. D’abord pour présenter la nouvelle recrue à l’équipe, mais justement pour expliciter qui fait quoi, et qui peut être un interlocuteur privilégié pour telle ou telle question. C’est une excellente façon d’intégrer le nouvel arrivant à l’équipe.

D’autant que, dans un cadre de télétravail, les collaborateurs eux-mêmes se montrent dans leur cadre personnel, souvent sans cravate et plus détendus qu’ils ne peuvent l’être au sein de l’entreprise. Cela facilite donc aussi les échanges informels.

Mieux, organisez pendant quelques temps une pause-café virtuelle commune avec l’équipe. C’est là aussi, une excellente façon d’échanger sur le travail mais aussi de mieux faire la connaissance de chacun, de mettre un visage sur les membres de l’organigramme. Cela permet de ne pas laisser seul le nouveau collaborateur, tout en cultivant l’esprit d’équipe.

Ponctuellement – mais toujours sur le temps de travail – prévoyez un after-work virtuel (jus de fruits évidemment !).

Lors de réunions de travail virtuelles, prenez quelques minutes pour glisser, là encore, une discussion informelle. C’est l’occasion pour vous de prendre le pouls de l’équipe, et cela aidera le nouvel arrivant à prendre la parole dès ces premières réunions. C’est également pour lui la possibilité de poser les questions qui vont l’aider à progresser dans son travail.

Le téléphone aussi

Appelez régulièrement ce nouvel arrivant, par téléphone pour être moins intrusif que ne l’est une vidéo, afin de faire le point. Lors d’une prise de poste, de nombreuses questions se posent, et le nouveau collaborateur qui prend ses marques peut rester bloqué sur tel ou tel problème, sans oser ni savoir qui contacter pour l’aider.

C’est l’occasion de lui dresser la liste des contacts qui peuvent répondre à des questions précises.

Un cadeau de bienvenue

Il était prévu d’offrir un nouvel ordinateur portable à la nouvelle recrue ? Faites-lui livrer.

Vous n’avez pas ce budget ? Envoyez-lui par La Poste tee-shirts et mugs de bienvenue au logo de l’entreprise. Ce sont de petits gestes qui vont renforcer son appartenance à l’équipe, et amoindrir son sentiment de solitude.