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Flex Office : Bon Plan Ou Galère ?

Le flex office : bon plan ou galère ?

Flex office, sans bureau fixe, bureau dynamique, desk sharing, bureau flexible, bureau lib’… Voilà autant de termes distincts qui désignent le fait qu’un salarié n’a plus son bureau attitré : il arrive le matin sur son lieu de travail et choisit le bureau physique où il va passer sa journée. Un casier est à sa disposition pour ranger ses affaires le soir et les ressortir dès son arrivée.
Bon plan ou galère ?

 

Le ou les flex office(s)

Outre ses bureaux standardisés, le flex office se distingue notamment de l’open space par une organisation ergonomique – voire ludique – de l’espace de travail. Il prend généralement la forme d’un plateau où les bureaux, organisés en espace ouvert (et non en « nid d’abeille » comme souvent l’open space), voisinent des lieux de réunion isolés, ou d’aires ludiques et de détente. Tous les postes de travail sont identiques, et sont laissés vierges le soir.

Certaines entreprises adeptes du flex office distinguent plusieurs espaces de coworking déployés parallèlement sur un même lieu : par exemple un espace « zen » pour ceux qui ont besoin de silence pour se concentrer sur leur tâche du moment, ou un espace « brainstorming » plus dynamique où des interactions d’un bureau à l’autre sont possibles.

 

Le flex office, une bonne solution…

Rentabiliser l’espace est un des avantages premiers du flex office pour l’employeur. Entre le développement du télétravail, les réunions, les congés, les RTT, les arrêts maladie, le travail en clientèle,… l’occupation d’un poste de travail en Île de France ne dépasse pas 60 % ! Ces mètres carrés inoccupés coûtent cher à l’entreprise : le flex office répond à cette problématique en réduisant la surface de bureaux disponibles. Ainsi que la facture énergétique associée…

Favoriser les échanges et les interactions est un des buts du flex office. Loin des bureaux cloisonnés imaginés suivant le niveau hiérarchique de leurs occupants, le cadre va côtoyer le stagiaire dans cette nouvelle organisation de travail. Sont mises en avant les possibilités de découvrir les travaux d’autres salariés, de s’imprégner de leurs activités, de nouer des liens, de renforcer la culture d’entreprise et donc l’implication. Les échanges horizontaux et verticaux vont être facilités.

Manager efficacement un collectif disséminé nécessite une révolution managériale, à l’instar de celle suscitée par l’avènement du télétravail (voir mon article « Focus sur le management à distance »), et impose un management basé sur la confiance.

Le flex office peut s’intégrer dans une démarche globale et permettre une gestion de son temps adaptée aux tâches du moment : réserver le télétravail pour des tâches qui nécessitent de la concentration, organiser des réunions professionnelles dans des salles dédiées, le flex office favorisant les moments d’interaction et d’échanges créatifs.

 

…ou une vraie galère ?!

Le flex office peut s’avérer chronophage pour le manager comme pour le collaborateur, par de multiples tentatives pour tenter de communiquer. Certains témoignages sont édifiants : par exemple, après avoir fait le tour de tous les bureaux, des espaces, des étages à la recherche d’un collègue, une salariée travaillant en flex office s’est finalement rendue compte qu’il était ce jour-là en télétravail.

Par ailleurs, avez-vous l’habitude d’observer Bubulle, votre poisson rouge, frétiller dans son bocal posé au coin de votre bureau ? Vous arrosez soigneusement votre plante verte ? Ces activités n’existent plus en flex office, tout au plus pourrez-vous ranger dans votre casier une photo encadrée de votre petit dernier. Impossible donc de s’attribuer « son » espace : les postes de travail sont par essence dépersonnalisés pour s’accorder à tous.
La déshumanisation guette de nombreuses personnes travaillant dans ce mode : elles ressentent qu’elles sont, comme leur bureau, interchangeables. L’implication est alors loin d’être acquise…

La réduction des places de travail devient parfois un problème : faute d’arriver suffisamment tôt, un salarié peut ne pas trouver de bureau libre auprès de ses collègues. Il doit alors s’installer loin de ceux-ci, parfois à un autre étage, et est condamné aux mails ou aux allées et venues pour échanger avec les membres de son équipe.

L’espace ouvert, comme pour l’open space, porte intrinsèquement des difficultés que l’aménagement ne permet pas toujours de solutionner. Pour travailler en petit groupe, si les volumes dédiés sont déjà occupés, il ne reste plus… qu’à programmer une réunion ! L’objectif d’échange facilité est alors largement altéré.

De même, l’anonymat est un risque à gérer : plongé chaque jour dans un cadre différent entouré de « nouveaux » collègues, le salarié peut se sentir isolé, à l’inverse du but recherché. Le renforcement de la culture d’entreprise est alors un échec certain…
Parfois, les salariés arrivent suffisamment tôt pour pouvoir choisir leurs voisins de bureau, et la sédentarisation s’installe à nouveau : fini l’avantage du brassage des éléments de l’entreprise !

 

En conclusion et pour aller plus loin…

Bon ou mauvais : le flex office n’est pas une évidence

Il peut sembler simple de remplacer des bureaux « classiques » par des espaces ouverts, des postes de travail standardisés et des zones d’isolement ou de réunion. Mais loin d’un simple coup de peinture et d’un réaménagement, nous voyons que le flex office doit s’accompagner d’une révolution du mode de travail et du management pour être une réussite. Télétravail, travail à l’extérieur ou au bureau, les salariés désormais « nomades » doivent pouvoir choisir et gérer leur univers professionnel : nous comprenons d’entrée la difficulté du passage au flex office.
Il faut de plus gérer les susceptibilités – voire les angoisses – de chacun : le cadre n’a pas toujours l’habitude d’être considéré de façon identique au stagiaire, son voisin de bureau.

Le problématiques sont multiples et nécessitent un travail en amont du passage au flex office : Speciman peut vous accompagner dans toutes les phases de cette révolution, de la préparation des équipes et des individus jusqu’à leur suivi une fois le pas franchi. Associant compétences professionnelles et approches de l’humain, Speciman va transformer votre passage au flex office en une réussite pour tous les acteurs de votre entreprise.

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