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Productivite

Quid de la productivité au bureau ? 5 conseils pour l’améliorer

Je m’aperçois qu’au fil de ces années de billets traitant de la vie au travail, du management, du coaching… je n’ai jamais abordé directement le sujet de la productivité. Si l’implication au travail est un thème récurrent, la productivité en est un autre, parfois connexe, qu’il s’agit de ne pas négliger : elle concerne tout le monde.
Mais augmenter sa productivité se résume-t-il forcément à passer des nuits sur un dossier ou à partir tard chaque soir pour « produire » plus ? Nous savons qu’en Allemagne, par exemple, travailler régulièrement après 17h est interprété comme le signe d’une gestion de travail imparfaite. Les alternatives à l’excès de travail existent-elles donc ?
Plutôt que d’employer des recettes souvent stériles, utilisons d’autres méthodes éprouvées, simples mais terriblement efficaces.

Conseil n°1 : la matrice d’Eisenhower

Vous devez prendre l’habitude de sérier vos tâches et d’organiser votre plan de travail en fonction de la matrice d’Eisenhower (voir mon article « Les habitudes au travail pour préserver son énergie »). Il s’agit là de pouvoir juger de l’importance et de l’urgence du travail qui vous attend. Cela vous permet de dégager le dossier le plus urgent à traiter : attelez-vous à ce dossier dès votre arrivée le matin au bureau et n’en décollez qu’une fois que vous l’avez mené à bien : rien ne doit vous en distraire avant ce terme.
Si votre matrice d’Eisenhower dégage plusieurs tâches tout aussi importantes et urgentes, commencez par celle qui vous attire le moins : loin du masochisme, vous allez, cette étape passée, pouvoir vous focaliser sur celles pour lesquelles vous avez le plus d’appétence et éviter toute procrastination, grande ennemie de la productivité.
Cette matrice d’Eisenhower vous permet d’organiser votre travail du lendemain : le soir avant de partir, planifiez votre travail du jour suivant. Vous aurez l’esprit libre sur les sujets à traiter, vous ne perdrez pas de temps le matin et serez pleinement opérationnel dès votre arrivée au bureau : l’organisation est une composante essentielle de la productivité.

Conseil n°2 : concentration, une seule chose à la fois

Cela paraît un poncif, mais en ces temps où les réseaux sociaux phagocytent le quotidien, où vos collaborateurs vous transfèrent des mails qui parfois ne vous concernent pas, où votre smartphone vous affiche une alerte toutes les 5 minutes, où les mauvaises pratiques du numérique pullulent (voir mon article « Managers, décrochez du numérique en 6 points », il est d’abord impératif de vous concentrer sur votre tâche.
Laissez votre logiciel de mails ouvert sur votre dossier « urgent » contenant les sujets brûlants en cours, déconnectez-vous des réseaux sociaux sur votre ordinateur comme sur votre smartphone, désactivez les alertes sur ce dernier et restez concentré sur votre sujet.
Ne pensez pas que votre expérience ou votre maîtrise du sujet actuel vous permet de vous adonner au multitâches : la biologie a démontré cette impossibilité (voir mon article « Abandonnez le travail en multitâches ! »).

 

Conseil n°3 : élaborez une « NOT to do list »

Si l’organisation est consubstantielle à la productivité, vous avez sans doute déjà remarqué qu’il y a des habitudes qui impactent votre efficacité. Comme nous l’avons déjà vu (voir mon article « La motivation ne suffit pas toujours : mettez les habitudes de votre côté »), la force de l’habitude est supérieure à la motivation. S’il s’agit pour un projet, de songer aux habitudes à mettre en place qui vont vous permettre d’arriver à vos fins avec un minimum d’efforts, il peut être utile de définir une liste des choses à ne pas faire, des actions qui pollueraient votre productivité. Faire une NOT to do list, c’est aussi s’organiser pour atteindre son but.

 

Conseil n°4 : imposez-vous des pauses

Rester focalisé sur votre sujet ne signifie pas passer votre matinée ni votre journée le nez plongé dans votre dossier. Organiser une pause d’une vingtaine de minutes toutes les deux heures va vous permettre de recharger vos batteries, d’améliorer votre sens de l’innovation, votre concentration, et d’éloigner le stress et la fatigue qui altéreraient votre productivité.
Attention, il s’agit là de « vraies » pauses (aller prendre un café à la brasserie d’en face et de toutes façons bouger) et non de traiter vos mails en souffrance : une pause doit être une déconnexion.

 

Conseil n°5 : une bonne hygiène de vie

Cela sort du cadre strictement professionnel, mais vous aérer les neurones en vous autorisant une sortie le soir, en faisant du sport, et surtout en dormant suffisamment a un impact important sur votre capacité productive au bureau… et pas seulement ! Influant sur le stress, ces autres formes de déconnexion et d’hygiène de vie vont également avoir des conséquences positives sur votre vie tout court. Ne les négligez pas : pensez-y !

En conclusion et pour aller plus loin

En ces temps où la productivité est sans cesse mise en avant dans la sphère professionnelle, vous devez mettre tous les atouts de votre côté pour l’atteindre le plus facilement possible et à moindre effort. Ces conseils éprouvés sont parfois difficiles à mettre en œuvre, notamment face à la force des habitudes.

Speciman peut vous aider : par des formations sur-mesure et du coaching personnalisé, c’est sereinement que vous allez augmenter votre productivité. Contactez-nous !

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